초보 창업자를 위한 사무실 구하는 노하우

1인 법인에서 벗어나 처음으로 팀원들과 함께 사무실을 구할 때, 혹은 사무실을 이전할 때, 어떻게 해야 좋은 사무실을 구할 수 있을까요?

 

집을 구할 때 보통 살 집을 찾는 지역과 반경은 정해져 있고, 아파트, 빌라, 오피스텔 등 형태에 따라 다르긴 하지만 대개 기본적인 설계가 갖춰져 있는 게 보통입니다. 

 

그래서, 집은 많이 구해보신 분들도 사무실을 고를 때 중요한 부분을 놓치는 경우가 많습니다.

 

내 꿈과 사업을 키워나가야 하는 공간인데, 입주 후 문제가 생기면 사무실에 대한 애착이 떨어져 업무의 효율도 떨어질 수 있습니다. 

 

요즘은 시설 좋은 공유 오피스도 자주 이용하시는데요, 우리가 알만한 이름의 공유 오피스의 비용은 절대 저렴하지 않습니다.

 

위워크나 패스트파이브의 경우 입지도 좋고, 시설이나 지원이 훌륭해서 입주하신 분들의 만족도가 높은 경우도 있습니다.

 

하지만, 우리 회사만의 공간이 아니기 때문에 우리 회사만의 조용한 근무 환경을 원하신다면 별도의 사무실을 구하는 것이 나을 수 있습니다. 

 

이번 기회에 좋은 사무실 구하는 노하우를 제대로 배워서 업무 효율도 팍팍 올리시길 바랍니다.

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좋은 사무실을 구하기 위해 먼저 원하는 사무실의 조건을 정합니다. 사무실을 알아보기 전 정해야 할 조건은 아래과 같습니다. 

 

1. 사무실 지역 

 

사무실을 알아보는 것은 지역을 정하는 것부터 시작됩니다. 한 곳만 정하기 어렵다면, 1순위와 2순위 정도로 정해도 좋습니다.

 

다만, 지역을 너무 광범위하거나 너무 협소하게 정하면 사무실 리스트를 찾기 어려우니, 지하철역을 기준으로 도보 몇 분, 혹은 몇 미터 이내 이런 식으로 대략 정해두면 좋습니다. 

 

2. 사무실 평수

 

사무실을 구하려고 하는 지역을 정했다면, 이제 원하는 평수를 정합니다.

 

상주 인원이 근무할 홀의 공간과 회의실 및 기타 사무실 내 편의시설 (탕비실, 휴게실 등)에 따라 대략적인 평수의 범위를 정하는 것이 좋습니다.

 

그리고, 평수를 정할때는 전용평수로 감안하시는 게 좋습니다. 강남이나 신도시의 새로 지은 대형건물일 수록 전용면적비율이 적기 때문에 부동산과 이야기 할 때도 전용평수로만 이야기 하시면 됩니다. 

 

3. 사무실 내 룸이나 회의실 갯수

 

사무실 평수 범위까지 정했다면, 사무실 안에 몇 개의 회의실이나 룸이 있었으면 하는지를 정합니다.

 

상주인원이 많고, 외부 손님과의 미팅이 잦은 업종이라면, 회의실 갯수를 넉넉하게 감안하는 것이 좋습니다.

 

또한, 별도의 룸에서 근무할 사람이 있거나, 탕비실이 필요한 경우도 룸의 갯수로 카운트 해두셔야 합니다. 

 

4. 보증금과 월세 예산

 

초기 스타트업이나 규모가 작은 법인의 경우 예산이 가장 중요한데요,

보통은 지역과 평수에 따라 사무실의 월세 차이가 많이 나기 때문에, 구하고자 하는 지역의 대략적인 시세를 알아보시고 거기서 조금 타이트하게 혹은 넉넉하게 정하시는 게 좋습니다.

 

제 경험상 예산이 중요하기는 하지만, 조건을 융통성있게 조절하시면 얼마든지 예산 안에서 사무실을 구할 수 있습니다.

 

만약 구하고자 하는 지역의 사무실 시세가 예산을 초과하는 경우, 역에서 조금 멀어지거나 이면 도로까지를 감안한다고 생각하시고, 그래도 초과한다면 생각해두었던 2순위 지역도 함께 알아보시면 됩니다. 

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사무실을 구할 조건을 정했으면, 이제 본격적으로 좋은 사무실을 구하는 노하우를 알아보겠습니다. 

 

중개 부동산은 어떻게 선정하나요? 

 

포털사이트 등에서 원하는 지역의 사무실을 검색하면 매물을 올려둔 부동산을 볼 수 있습니다.

 

이 때 주의할 점은 사무실의 경우 허위매물이 많기 때문에 전화해서 해당 매물을 물어보고 없다고 해도 너무 실망하실 필요 없습니다. 

 

내 마음과 조건에 딱 맞는 사무실을 구하는 것은 정말 쉽지 않으니, 끊임없이 부동산의 문을 두드려야 합니다. 

 

어떤 이들은 부동산을 직접 방문하는 것이 전화보다 낫다고 하시는데, 제 경험상 하나의 부동산이 조건에 맞는 매물을 모두 가지고 있는 경우는 없기 때문에 그냥 전화로 조건을 전달하고 매물을 취합해서 만나는 것이 좋습니다. 

 

여러 부동산을 연락하는 것이 좋은가요? 

 

처음 부동산과 연락할 때, 원하는 지역에 위치한 부동산 3~4곳과 연락을 주고 받기를 추천합니다.

 

부동산도 만나보면, 나와 안맞는 곳도 있고, 계속 좋은 매물을 찾아다 주는 부동산도 있습니다.

 

처음 몇 군데 부동산과 연락을 취해보고, 그래도 만족할 만한 매물을 보기 어렵다면, 추가로 몇 곳을 더 연락하는 것이 좋습니다. 

 

여러 곳의 부동산을 컨택하고 있는 것을 다른 부동산에서 알아도 괜찮습니다. 

 

부동산 사장님들도 그런 점은 다 이해하구요, 그런 상황에서도 끝까지 사무실을 찾아주는 사장님과 계약하시면 됩니다. 

 

부동산끼리 매물을 공유한다고 해도, 좋은 매물의 경우 광고에 올리지 않고 찾아오는 손님에게만 보여주기 때문에 꼭 여러 부동산을 연락하고, 방문하시기를 추천합니다.

 

사무실을 둘러볼 때, 반드시 체크할 사항은 무엇인가요?

 

기본적으로 사무실을 볼때 체크할 사항은 아래와 같습니다. 여기에서 각자의 상황에 따라 가감하시면 됩니다. 

 

• 법인 업종이 해당 건물에 입주할 수 있는가? (지식산업센터의 경우, 입주가능한 업종이 정해져 있기도 하다)

• 사무실 출퇴근 동선은 어떠한가? 주변에 대중교통이 있는가?

• 대형 건물이 아닌 경우, 1층 입주 업종 무엇인가? (간혹, 1-2층에 특정 업종이 입주해 있을 경우 사무실 층과 가까우면, 업무에 지장을 받을 수 있다.)

• 관리비는 평당 얼마인가?

• 냉난방은 중앙식인가? 중앙식이면 냉난방 가동시간은 어떻게 되는가?

• 룸과 회의실마다 냉난방이 가능한가? 최소한 별도의 덕트 공사를 해두었는가?

• 사무실 홀과 룸은 충분히 밝은가?

• 룸이나 회의실 갯수가 충분한가? 

• 상주인원의 책상 크기 등을 감안할 때, 업무 공간 배치에 문제가 없는가? (평수가 넓어도, 사무실이 직사각형이거나 반듯하지 못한 경우 배치가 어려울 수 있다.)

• 사무실 공간대비 환기 가능한 창문은 충분한가?

• 오후에 해가 어디로 들어오는가? (향에 따라 냉방비가 많이 차이날 수 있다.)

• 주차는 무료로 몇 대 가능한가? 방문손님의 주차는 어떻게 처리하는가?

• 대형 빌딩의 경우, 이용가능한 엘리베이터가 충분한가? (입주근로자 수 대비 엘리베이터가 부족한 경우, 출퇴근 시간, 점심시간, 퇴근시간에 꽤나 많은 시간을 허비하며 꽉찬 엘리베이터를 몇 번은 보내야 한다.)

• 이사 가능 날짜는 맞는가?

• 보증금과 월세는 예산에 들어오는가?

마음에 드는 사무실이 있는데, 회의실 공간이 부족해요. 

 

이 경우, 우선 회의실 가벽을 설치하는 것이 가능한지와 비용을 산정해 보아야 합니다. 

그리고, 회의실을 만들 경우, 회의실 방향과 위치에 따라 지금 보고 있는 사무실 분위기가 완전히 달라질 수 있으니 미리 머리 속에 그려보는 것이 좋습니다. 

 

- 창문쪽으로 회의실을 배치할 경우, 홀이 어두워 지고 사무실이 전체적으로 답답해 질 수 있습니다. 

 

- 벽쪽으로 회의실을 배치할 경우, 회의실에 환기가 안되는 문제가 있을 수 있습니다. 

 

이러한 점도 시뮬레이션 되었다면, 비용을 산정해 봐야 합니다. 비용을 아끼려면 최대한 벽과 창문을 활용하여 가벽 수를 최소화 하고, 유리보다는 나무판자 가벽을 사용해야 하는데, 이 경우 방음이 전혀 되지 않으므로, 잘 생각해보셔야 합니다.

 

그리고, 설치 비용 뿐 아니라 퇴실 시 다음 세입자가 원상복구를 원할 경우 퇴거 비용까지 감안해야 합니다. 

 

저도 회의실 공간 부족으로 마음에 드는 사무실을 몇 곳 놓친 적이 있는데요, 시뮬레이션을 해보면 결국 회의실을 만들고 철거할 비용으로 좀 더 예산을 늘려 더 쾌적한 환경의 사무실을 찾는게 낫다는 것이 저의 결론이었습니다. 

 

1-2년만 사용할 사무실에 설치비와 퇴실비를 투자해야 한다고 생각하면, 아무래도 비용 절감을 위해 저렴한 소재를 선택하기 마련이고, 그러면 사무실의 전체적인 퀄러티가 떨어져 보입니다. 

 

그래서, 이러한 고민이 있다면 과감히 다른 매물을 좀 더 찾아보시라고 말씀드리고 싶습니다. 

 

몇 가지 매물 중에 고민이 될 때, 어떤 점을 가장 우선적으로 고려해야 하나요?

 

저는 당연히 첫째는 예산이라고 생각합니다.

 

아무리 마음에 드는 사무실이라도 예산을 초과하면, 시작부터 마음 졸이면서 사업을 하게 됩니다.

 

미리 세워둔 예산에서 크게 벗어난다면 과감하게 포기하시고 차순위 매물을 다시 살펴보시거나 다른 매물을 찾아보시길 바랍니다. 

 

그 다음은, 평수와 크기 입니다.

 

너무 당연할 수 있는데, 사업 확장을 고려하지 않고 지금 상황에 딱 맞는 크기의 사무실을 구하면, 임대기간 동안 또 다시 이전의 압박을 받게 될 것입니다.

 

사업이 대박나서, 비용을 고려하지 않아도 된다면 모르겠지만, 임대기간을 채우기 못하고 이사를 나갈 경우 불필요한 비용이 또 나가게 되므로 꼭 감안하시길 바랍니다.

 

부동산 중개 수수료는 언제 협의하는게 좋은가요? 그리고 얼마까지 협의할 수 있나요?

 

저는 부동산 중개 수수료는 매물을 정한 후, 계약하는 날 혹은 그 이후에 협의를 해도 충분하다고 생각합니다.

 

부동산 중개 수수료는 상한선이 상가와 동일하게 상한율 0.9%로 정해져 있습니다. 이 상한선을 기준으로 협의를 하는 것인데요.

 

부동산에서 저한테 많은 매물을 보여주고, 많은 조건을 저를 위해 협의해 주었다면, 도의적으로 너무 많이 수수료를 깎는 것은 좋지 않습니다.

 

또한, 부동산에서 사무실 이용 후, 퇴실할 때까지 많은 부분을 도와주시고, 이후 다른 사무실을 구할때 도움을 주실 수도 있기 때문입니다.

 

지나치게 부동산의 노고를 깎아 내리는 것보단 상황에 따라 협의를 하시는 게 추후 편하게 도움을 받을 수 있습니다.

 

매물을 함께 보러 다닐 때, 꼼꼼하게 보시되 부동산을 내 편으로 만들고 좋은 이미지를 심어주면 부동산 수수료 협의할 때도 분명 도움이 됩니다.

 

요즘 코로나로 인해 모두 힘든데, 무조건 깎으려 하기 보단 나의 상황을 솔직히 이야기하고 예산이 많지 않으니 조금 깎아주시면, 이후 법인이 잘 되어 다른 사무실 구할때 넉넉하게 드리겠다는 표현으로 협의를 시작해 보면 어떨까 합니다. 

 

다만, 사무실을 최종 결정하지도 않았는데 수수료를 협의하는 것은 안좋은 영향이 있을 수 있으니, 계약까지 성사된 후 이야기를 꺼내보시기 바랍니다.

 

너무 늦게 협의를 하는 것 아니냐 라고 생각하실 수 있는데, 안깎아주시는 분은 언제 이야기를 꺼내도 절대 안깎아주십니다.

 

부동산하고 연락을 주고 받는 동안 내 편으로 만드는 것이 중요합니다.

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한 가지 작은 팁을 드리자면, 부동산에서도 사무실을 구하는 사람이 초짜인지 아닌지  한번에 알 수 있습니다.

 

사무실 구할 때 미리 체크할 사항을 정리해서 꼼꼼히 질문하시면, 부동산에서도 좋은 매물을 더 많이 찾아주실 겁니다.

 

결국 사무실은 발품을 많이 팔고, 많이 아는 만큼 좋은 사무실을 구할 수 있습니다.

 

매물 많이 보시고, 꼼꼼히 살펴셔서 좋은 사무공간에서 건승하시길 바랍니다. 

 

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